När en person slutat på jobbet är det inte tillåtet för arbetsgivaren att hålla mejladressen öppen och skicka vidare all post till andra anställda. Att företaget riskerar att gå miste om viktig information är inte ett hållbart argument. Det fastslår Persónuvernd i ett fall där en tidigare anställd anmält Bus Hostel i Reykjavík till myndigheten.
När en anställd vid Bus Hostel i Reykjavík slutade uppmanade hon arbetsgivaren att avsluta hennes mejlkonto. Alla som kontaktade henne genom mejladressen skulle få ett automatsvar om att hon slutat. I svaret fanns också uppgifter om hur de skulle kontakta Bus Hostel.
Företaget nöjde sig dock inte med detta. I stället ändrade de lösenordet till kvinnans mejlkonto. Alla mejl skickades därefter vidare till andra anställda inom företaget.
Kvinnan anmälde Bus Hostel till Persónuvernd. Hon klagade dels på att andra anställda kunde svara i hennes namn, dels att lösenordet ändrats så att andra anställda hade tillgång till hennes konto som även innehöll personliga meddelanden som hon inte längre hade möjlighet att radera.
Bus Hostel svarade Persónuvernd att kvinnan haft viktiga affärskontakter med kunder och bokningssajter. Därför skulle företaget kunna drabbas ekonomiskt om det inte hade tillgång till kvinnans mejlkonto. Åtgärden hade dock bara varit tillfällig. Företagets mål var att så småningom avsluta kontot.
Vidare hävdade Bus Hostel att företaget hade stängt adressen omedelbart om kvinnan hade begärt det. Företaget uppgav också att det funnits en muntlig överenskommelse med kvinnan om att kontot fick hållas öppet för andra anställda under en övergångsperiod.
Persónuvernd skriver i beslutet att det utöver Bus Hostels egna uppgifter inte finns något som styrker att kvinnan skulle ha accepterat att andra anställda fick tillgång till mejlkontot. Företaget har enligt myndigheten inte följt lagen om hanteringen av personuppgifter.
När en anställd slutar säger regelverket att personen antingen ska få radera eller kopiera de mejl som inte är kopplade till arbetsgivarens verksamhet. Senast två veckor efter att personen slutat ska kontot avslutas. Genom automatsvar ska avsändare få information om vilka mejladresser som företaget kan kontaktas på.
Om inte något annat är överenskommet är det inte tillåtet att skicka vidare mejl från en tidigare anställds konto till en annan mejladress. I det här fallet saknas det enligt Persónuvernd tillräckliga bevis för att det funnits någon sådan överenskommelse mellan kvinnan och Bus Hostel.
